Organizatorem i pomysłodawcą projektu jest OFF-ROAD PL. Od 2008 roku za  obsługę  marketingową i PR odpowiada agencja PAPAYA GROUP.

Na przestrzeni ostatnich parunastu lat off-road stał się popularną formą spędzania wolnego czasu. Obecnie możliwość aktywnego wypoczynku połączonego z obcowaniem z przyrodą wybiera coraz więcej miłośników mocnych wrażeń. Jednocześnie zmienia się obraz polskiego off-roadowca. Rośnie grupa miłośników jazdy w terenie, którzy szukają miejsc i wydarzeń pretendujących do miana dobrze zorganizowanych, legalnych i przystosowanych do potrzeb konkretnego odbiorcy.

Wraz ze wzrostem popularności dyscypliny zwiększa się także liczba pasjonatów, którzy skupiają się w grupie tzw. off-roadowców. To ludzie, którzy w profesjonalny sposób przygotowują się do rajdów oraz poświęcają czas i pieniądze na ulepszanie i przerabianie swoich samochodów w mocniejsze i bardziej wytrzymałe pojazdy. Kochają rywalizację, adrenalinę i nowe wyzwania.

Jednocześnie są bardzo wymagającymi klientami. Inwestując w swoją pasję, oczekują porównywalnego zaangażowania w aranżację imprezy ze strony organizatorów. Wymagania stawiane przez uczestników eventów są coraz większe i wymuszają na organizatorach przykładanie wagi do szczegółów oraz dużą elastyczność i nakierowanie na zmiany. Brak nowych rozwiązań i dostosowywania się do potrzeb odbiorców łączy się, w przypadku rajdu, ze spadkiem ilości uczestników, którzy zwracają się ku konkurencji. Opinie krążące w środowisku są często utrwalane i przejmowane jako pewniki. Bardzo trudno odzyskać utracone zaufanie. Aby odnieść sukces i zyskać sobie stałych zwolenników konieczne jest stworzenie niezawodnej marki rajdu, o wysokiej randze, które wymaga zaplanowanej strategii, uporu i szybkiej reakcji na wszelkie uwagi ze strony odbiorców. Coraz częściej też miłośnicy off-roadu cenią sobie udział w rajdach nie tylko legalnych, ale także zorganizowanych z myślą o przyrodzie i z poszanowaniem mienia prywatnego.

OPIS SYTUACJI WYJŚCIOWEJ:

Od chwili powstania portalu internetowego i ukazania się w 1999 r. zerowego numeru miesięcznika OFF-ROAD PL – Magazyn 4x4, twórcy projektu zastanawiali się jak przyczynić się do zwiększenia integracji środowiska off-roadowego wokół wydawnictwa. Jednym z pomysłów była organizacja rajdu, który oprócz wypełnienia zapotrzebowania na imprezy tego typu w kraju, stanowiłby pole do promowania i zaprezentowania tytułu. Zarówno nowatorski magazyn, jak i rajd, były nie lada wyzwaniem w chwili, kiedy udział samochodów terenowych w rynku wynosił zaledwie 0,35%. OFF-ROAD PL postanowił jednak zaryzykować. W lipcu 2001 roku zorganizowano rajd w Miastku (woj. Pomorskie), który zgromadził czołówkę polskich zawodników ekstremalnego off-roadu. Pomysł okazał się strzałem w dziesiątkę. Już dwa miesiące później, w Antoninie zorganizowano kolejną impreza OFF-ROAD PL – Ekstrem Fryderyka. Te dwa wydarzenia stały się zalążkiem cyklu imprez pod nazwą Puchar Polski OFF-ROAD PL Trophy 4x4.

Upór organizatorów oraz dbałość o szczegóły i potraktowanie rajdu jako kluczowego elementu planu integracji sprawiły, iż profesjonalnie przygotowany event zaczął umacniać swoją pozycję na polskim rynku jako cykliczna impreza sportowo-przeprawowa.  Rajd zaczął rozwijać się w oderwaniu od jego przeznaczenia, stricte marketingowego, i stał się stałym punktem w kalendarzu miłośników off-roadu. Zadaniem organizatorów było podtrzymanie i umocnienie takiego stanu rzeczy.

CEL PROJEKTU:

Określenie podstawowych celów projektu pozwoliło na nadanie kierunku wszelkim dalszym działaniom, jednocześnie nie wykluczając elastyczności i dostosowania się do zaistniałych, w trakcie jego rozwoju, potrzeb.

Główne cele projektu:

• Integracja środowiska off-roadowego wokół wydawnictwa OFF-ROAD PL i portalu internetowego;
• Promocja i prezentacja tytułu OFF-ROAD PL – Magazyn 4x4 wśród wcześniej założonej, konkretnej grupy docelowej;
• Wzbudzenie zainteresowania mediów
• Wykształcenie pozytywnego stosunku obserwatorów do rajdu;
• Zdobycie przychylności i zainteresowania mieszkańców miast, w których odbywają  się imprezy, dzięki gwarancji bezpieczeństwa i wyznaczania miejsc na trasie dla kibiców;
   

GRUPY DOCELOWE (POŚREDNIE/BEZPOŚREDNIE):

Grupami docelowymi działań prowadzonych dla Pucharu Polski OFF-ROAD PL są:

• zawodnicy biorący udział w Pucharze – profesjonaliści;
• zawodnicy biorący udział w Pucharze – amatorzy, posiadający seryjne samochody (klasa Travel);
• media;
• mieszkańcy miast, w których organizowane są rundy pucharowe;
• kibice;
• czytelnicy publikacji, którzy nigdy wcześniej o off-roadzie nie słyszeli;
   

PRZEPROWADZONE DZIAŁANIA:

Wraz z umacnianiem się pozycji rajdu jako imprezy cyklicznej, organizatorzy systematycznie dostosowywali jego formę do oczekiwań i potrzeb odbiorców. W związku z tym, wprowadzano szereg zmian i ulepszeń, które przyczyniły się do zwiększenia zainteresowania rajdem oraz stanowiły o jego wysokim poziomie. Najważniejsze z nich to:

• Przygotowanie niezbędnych elementów składający się na całość rajdu, w tym: regulaminu, profesjonalnych roadbooków, planu imprezy, formularzy zgłoszeniowych, numerów startowych, identyfikatorów, trasy rajdu, organizacji Bazy Rajdu i wielu innych. Wyznaczono bezpieczne miejsca dla kibiców i mediów. W 2008 roku po raz pierwszy na rajdzie off-roadowym przygotowano specjalne mediabooki, w których zaznaczono najlepsze miejsca obserwacyjne na trasie rajdu.
• Stworzenie w 2002 roku, a więc w zaledwie rok od zorganizowania pierwszego rajdu, cyklu Pucharu Polski OFF-ROAD PL, złożonego z trzech imprez, które odbyły się w miesiącach: kwietniu, czerwcu i październiku.  Po raz pierwszy na polskim rynku off-roadowym pojawiła się cykliczna impreza sportowo-przeprawowa;
• Zwiększenie w 2003 roku ilości rund do czterech (kwiecień, czerwiec, sierpień, październik) i nagłośnienie rajdu za granicą, skutkiem czego w imprezie wzięły udział także załogi spoza Polski;
• Podział uczestników w 2004 roku na dwie grupy: Adventure i Extreme, co pozwoliło na dokładniejsze sprecyzowanie wymagań odnośnie do sprzętu. Dzięki takiemu rozwiązaniu, mogły ze sobą konkurować załogi o zbliżonych możliwościach pojazdów.
• Rok 2005 przyniósł kolejne zmiany. Rundy ograniczono do dwóch rozegranych w  lipcu i wrześniu. Puchar Polski był także polską eliminacją do międzynarodowej imprezy Eco Challenge. Najlepsi kierowcy z grupy Adventure i Extreme tworzyli załogę reprezentującą Polskę na Eco Challenge w Republice Południowej Afryki.
• W 2006 roku rajd przybiera nazwę Pucharu Polski OFF-ROAD PL Orlen Trophy 4x4. Runda finałowa rozegrana we wrześniu, była jednocześnie finałem EUROTROPHY. OFF-ROAD PL bierze udział w powstaniu filmu „Błoto wiąże”, który w grudniu 2007 zwyciężył na Międzynarodowym Off-Road Kino Festival w Wilnie. ,,Błoto wiąże” zrealizowano podczas dwóch pierwszych rund rajdu. Jego twórcami są wielokrotnie nagradzani absolwenci łódzkiej filmówki: Sławek Bergański (reżyseria i zdjęcia), Szymon Lenkowski (zdjęcia). Film ma też oryginalną muzykę autorstwa Barbary Mikulskiej.
• 2007 rok łączy się z wprowadzeniem nowej klasy – Travel, przeznaczonej dla początkujących miłośników off-roadu. Startują w niej seryjne samochody 4x4. Dla amatorów jazdy w terenie, którzy chcieliby sprawdzić siebie i swoje pojazdy przygotowano specjalną trasę, której poziom trudności dostosowany był do możliwości seryjnych samochodów i małego doświadczenia kierowców. 
• W 2008 roku OFF-ROAD PL zadbał o profesjonalną obsługę marketingową i Public Relations Pucharu. Współpraca z agencją Papaya Group zaowocowała licznymi publikacjami w prasie, radiu i telewizji oraz zwiększonym zainteresowaniem tematyką off-raodu przez media.

EWALUACJA:

Puchar Polski OFF-ROAD PL dzięki staraniom organizatorów, ich elastyczności oraz braku obojętności na uwagi uczestników i obserwatorów ewoluował z roli pomocniczego narzędzia marketingowego w uznaną, o wysokiej randze, imprezę cykliczno-przeprawową, która zagwarantowała sobie mocną pozycję na tle konkurencyjnych rajdów. Dziś Puchar Polski funkcjonuje jako samodzielna marka: z prestiżowymi sponsorami, gronem patronów medialnych oraz mocną obsadą zawodników. Pucharowe rajdy nadal są dla wydawnictwa narzędziem do promocji magazynu, jednak wypracowały sobie tak wysoką pozycję, że po upływie lat, promocja stała się ich dodatkowym atutem.

Jako dowód ogromnego sukcesu imprezy niech świadczy fakt, iż w sezonie 2008 organizatorzy zmuszeni zostali do zmian regulaminu i wprowadzenia limitu zawodników, gdyż na liście zgłoszeń do pierwszej rundy znalazła się rekordowa liczba siedemdziesięciu, coraz bardziej profesjonalnych team-ów off-roadowych. OFF-ROAD PL dba również, aby regulamin stale dostosowywać do wymagań Polskiego Związku Motorowego. Rajd cieszy się także popularnością wśród mieszkańców miast, w których jest organizowany o czym świadczy udostępnianie terenów prywatnych na rzecz wytyczanych tras oraz doping ze strony kibiców na poszczególnych odcinkach imprezy. Organizatorzy kładą także nacisk na to, aby rajd był imprezą w pełni legalną, rokrocznie zdobywając niezbędne pozwolenia. Co więcej, poszczególne rundy Pucharu odbywają się głównie na  poligonach, lub nieużytkach, w myśl zasady tread lightly, czyli w trosce o przyrodę.

W 2008 roku prasa, internet i telewizja obfitowały w materiały poświęcone tematyce off-roadu oraz Pucharu Polski OFF-ROAD PL. Organizatorzy planują dalsze zmiany w oparciu o opinię zawodników, którzy mogli swoje uwagi umieszczać w przeprowadzonej ankiecie. W najbliższych latach planowana jest modyfikacja formuły eventu, a także położenie jeszcze większego nacisku na propagowanie Pucharu w mediach.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA PROJEKT:

Koordynatorami projektu „Puchar Polski OFF-ROAD PL” są: Grzegorz Surowiec i Dorota Sobolak z OFF-ROAD PL oraz Katarzyna Kowalska i Katarzyna Gąsiorek z PAPAYA GROUP.

Źródło: Papaya Group